Межархивный указатель «Документы по истории Отечественной войны 1812 г.» является электронным справочником, предназначенным для поиска документов по истории Отечественной войны 1812 г., хранящихся в государственных архивах. В его создании приняли участие РГВИА, РГАДА, РГАВМФ, ЦИАМ. Хронологические рамки указателя ограничиваются событиями января – декабря 1812 г. Заграничный поход русских войск 1813 – 1815 гг. оставлен за рамками справочника. К составу указателя отнесены документы 1812 г., освещающие заключительный этап подготовки России и Франции к войне, вторжение Великой армии на территорию России, ход боевых действий, состав и состояние армий воюющих стран, положение тыла русской армии и губерний на театре военных действий, вплоть до освобождения территории России от наполеоновских войск и перехода русской армии через Неман. В указатель также включены документы с 1810 г. по начало ХХ в., имеющие непосредственное отношение к событиям Отечественной войны 1812 г. и ее месту в русской истории, включая празднование памятных дат, создание исторических исследований и мемуаров о войне, музеев, памятников, произведений искусства и др.

Указатель построен по предметно-тематическому принципу. Документы сгруппированы в тематические разделы, имеющие цифровые индексы в соответствии со схемой систематизации документов (см. раздел «Тематический каталог»). Поиск документов по конкретной теме возможен путем перехода по соответствующей этой теме ссылке. Внутри разделов документы располагаются по хронологии.

Также возможен полнотекстовый поиск без привязки к конкретному разделу указателя. Для этого пользователю необходимо выбрать критерий поиска (по заголовку документа или по году, которым документ датируется), ввести поисковый запрос в соответствии с синтаксисом поисковых запросов, и нажать кнопку «Поиск».

Каждый документ указателя имеет заголовок, дату, пояснения, примечания и поисковые данные.

Заголовок документа содержит информацию о его виде, авторе, адресате и содержании. Допускаются сокращения в названиях войсковых соединений и частей, чинов, должностей и видов географических объектов в соответствии со списком сокращений. Титулы корреспондентов опущены, их инициалы установлены по справочной литературе и архивным документам. Фамилия генерал-фельдмаршала М.И. Голенищева-Кутузова в заголовках дана в сокращенной форме (Кутузов). Географические наименования, кроме городов, снабжены указаниями вида объекта. Разные варианты написания одного наименования даны в скобках. Географические наименования в тексте, как правило, склоняются, за исключением случаев, допускающих разночтения.

В поле «дата документа» внесена полная точная дата документа по старому (юлианскому) стилю. Если документ датирован по новому (григорианскому) стилю, эта дата указывается далее, в скобках, после даты по старому стилю. Если документ не имеет точной полной даты, он датируется приблизительно (например, «не ранее 1 сентября») или в рамках периода времени (месяц, год, десятилетие, век и др.), соответствующая информация указывается в поле «дата документа» после слов «уточнение даты». При этом поле «дата документа» содержит формальную сортировочную дату, предназначенную для адекватного расположения документа в общем массиве. В случаях, когда документ датирован периодом времени, сортировочная дата соответствует концу временного периода, чтобы документы, датированные приблизительно, при систематизации располагались после документов с точными датами.

Пояснения, характеризующие документ, расположены в поле «сведения о документе». Здесь содержится информация о том, является ли документ копией, о способе воспроизведения документа, отличном от рукописного, и о языке документа.

Поле «примечание» содержит дополнительные сведения о документе, включая наличие его копий в других архивных делах.

Поле «архив» содержит название архива, в котором содержится соответствующий документ.

Поле «поисковые данные» содержит полные поисковые характеристики документа начиная с номера фонда и заканчивая номерами листов. Обращаем внимание пользователей на то, что за длительный (более 15 лет) период подготовки указателя в поисковых данных отдельных документов могли произойти изменения в связи с перешифровкой дел и перенумерацией листов. В таких случаях для поиска документа требуется дополнительное обращение к НСА архивов.